Ilona Plichart Coaching bij stress minder vergaderen

Hoe ik mijn agendaparasieten tem dankzij de ontwikkelformule

In mijn vorige professionele leven woonde ik heel wat vergaderingen, meetings, overleg bij. Managementteam, projectvergadering, klankbordgroep, stafvergadering, overleg met klanten en partners, bezoeken bij potentiële nieuwe klanten…

Die vergaderingen vormden, naast mijn mails, mijn grote agendaparasiet. Al geef ik toe dat ik het heerlijk vond, projecten opstarten, met fijne partners en klanten samenwerken. Wat mij vooral tegenstak? De zinloze vergaderingen, die waarop je afspreekt om dingen te doen; om dan op het volgend overleg vast te stellen dat er niet veel of niets gebeurde, en dan opnieuw afspreken om die zaken uit te voeren… waarna er opnieuw erg weinig gebeurde…

Toen ik besloot om voltijds ondernemer te worden, wist ik zeker: ik wilde minder zinloze vergaderingen.  Gedaan met dat soort agendaparasieten.

De voorbije jaren heb ik ook effectief véél minder vergaderd. Ik heb zelfs – in mijn ogen zinvolle – vormingen begeleid bij teams en organisaties om met hen te bekijken hoe ze minder konden vergaderen, op andere manieren voortgang konden boeken en tegelijkertijd de overblijvende vergaderingen tot een samenkomst konden maken, die voor alle partijen vruchtbaar was.

Enter corona. Enter alle mogelijke zoom-, skype-, jitsi-…. meetings. Om allerlei activiteiten te herplannen, af te schaffen, om nog wat meer over te schakelen op digitale workshops, coachings, samenleesgroepen.

De term ‘agendaparasiet’ is extra van toepassing op digitale meetings. De voorbije weken ging het om de haverklap zo: ‘Ik hoor je niet, horen jullie mij’ of ‘ik zie jullie niet meer, zien jullie mij?’ Een gepland overleg van een uur wordt langer, en sluit af met het voorstel om elkaar volgende week opnieuw te zien ‘nu we doorhebben hoe het werkt’.

Op momenten dat ik minder tijd heb om te werken (want voltijds kinderen in huis), komt er meer digitaal overleg dan ooit bij kijken. Logisch, in ‘crisistijden’.

In deze corona-tijden kom ik dus voor een nieuwe uitdaging te staan: online meetings, hoe goed bedoeld ook, mogen echt niet mijn nieuwe agendaparasieten worden.  Daar wil ik heel streng over waken. Dat is zelfs geen voornemen, het is een heel concreet doel. En pure zelfbescherming (om een woord te gebruiken dat gepast klinkt in deze corona-tijden).

Dat doel stellen, is natuurlijk slechts de start. Nu begint het pas: hoe kan ik mijzelf en anderen helpen om warm & effectief te overleggen? Aan welke vergaderingen neem ik niet meer deel? Hoe blijf ik deel van mijn collegagroepen? Hoe ben ik er voor wie mij nodig heeft? Hoe bereik ik wie ik nodig heb?

Nuttige en interessante vragen, en de antwoorden komen dag na dag, ervaring na ervaring. Mijn gids hier is de ‘ontwikkelformule of simpel gezegd: drie vragen waarop ik probeer te antwoorden:

  1. Wat wil ik behouden?
  2. Wat wil ik toevoegen?
  3. Wat wil ik loslaten?

Mijn antwoorden groeien nog, voorlopig gaan ze deze richting uit:

  1. Wat wil ik behouden? Weinig vergaderen, wel tijd uittrekken om mij verbonden te voelen met mensen, samen projecten op te starten.
  2. Wat wil ik toevoegen? Ik wil mijn digitale skills nog een pak verhogen. Bovendien ontdek ik nu dat online intervisies heel goed werken, en mij een hoop verplaatsingstijd besparen. Dat is voorlopig de grootste ontdekking.
  3. Wat wil ik loslaten? Hmm… Nog niet zo eenvoudig… Want hoezeer ik deze digitale tools ook omarm, ik verlang naar een overleg in een park, zelfs naar meetings in een duffe ruimte. Als ik de mensen rond de tafel maar eens kan vastpakken. Wat ik zeker wel wil loslaten: slechte online verbinding ;-).

En jij, welke agendaparasieten heb jij te temmen? En hoe pas je deze ontwikkelformule daarop toe?

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *